Für die meisten Unternehmen ist die Bereitstellung von Informationen eines der relevantesten Bindeglieder zu Ihren Kunden. Der Bedarf an Geschäftsdokumenten ist massiv gestiegen und erfordert ein leistungsfähiges Customer Communication Management System, das unternehmensweit eingesetzt werden kann.
Insbesondere für Banken und Versicherungen, die tagtäglich eine Vielzahl an Kundenkommunikationen erstellen und versenden müssen, ist dies entscheidend wichtig. Moderne CCM-Systeme ermöglichen eine personalisierte Kommunikation, die auf den einzelnen Kunden zugeschnitten ist. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und fördert die Kundenbindung.
Die Migration von tradierten Text- und Korrespondenzsystemen, wie z.B. DOPiX, hin zu modernen CCM Plattformen hat längst begonnen. Allerdings ist die Migration zu einem neuen oder verbesserten CCM System alles andere als trivial.
In dieser Artikelserie beleuchten wir, wann und wie eine CCM Migration durchgeführt werden sollte, was Sie dabei beachten sollten und welche Rolle ein erfahrener Dienstleister wie dydocon dabei spielt.
Wann Sie eine CCM Migration in Betracht ziehen sollten
Es gibt verschiedene Gründe, die eine CCM Migration notwendig machen können. Wenn Ihre bestehenden Systeme nicht mehr den Anforderungen entsprechen, sie nicht mit neuen Technologien kompatibel sind, der Anbieter die Lösung abgekündigt hat oder die Wartung zu aufwändig und teuer geworden ist, ist es an der Zeit, über eine CCM Migration nachzudenken.
Weitere Indikatoren könnten sein, dass Ihre derzeitigen Systeme Schwierigkeiten haben, die immer weiter steigenden Anforderungen an regulatorische Compliance zu erfüllen oder eine kanalgerechte Kommunikation zu ermöglichen. Nimmt ein Kunde bspw. per E-Mail Kontakt zum Unternehmen auf, erwartet er, dass auf gleichem Weg und nicht per Brief geantwortet wird.
Was Sie vor einer CCM Migration beachten und planen sollten
Die Migration zu einem neuen CCM System muss gründlich geplant werden. Zunächst sollten Sie Ihr bestehendes System und Ihre Geschäftsprozesse sorgfältig analysieren. Was funktioniert gut und was nicht? Was sind die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder in Ihrem Unternehmen?
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Planung des Migrationsprozesses selbst. Dies sollte umfassen, welche Dokumentenvorlagen, Layouts und Funktionen migriert werden müssen, welche Systeme betroffen sind und wie der Übergang gestaltet werden soll.
Die Komplexität des vorhandenen Textbestands vor einer CCM Migration sicher abschätzen
Es ist essenziell, den Umfang und die Komplexität Ihres vorhandenen und über die Jahre gewachsenen Textbestands zu verstehen. Dies umfasst vorhandene Dokumente, Dokumentenvorlagen, Textbausteine, Variablen, die Anbindung an führende Systeme und andere Inhalte, die in der Kundenkommunikation verwendet werden.
Eine (teil-) automatisierte Bestandsaufnahme hilft Ihnen, den Migrationsaufwand sicher einzuschätzen und die notwendigen Ressourcen zu planen.
Eine CCM Migration erfolgreich durchführen
Eine CCM Migration ist ein komplexes Unterfangen, das gut geplant und durchgeführt sein will. Die Verbindung von strategischer Planung, gründlicher Bestandsaufnahme, gutem Projektmanagement und technischem Know-how, unterstützt durch einen erfahrenen Dienstleister wie dydocon, ist der Schlüssel zum Erfolg.
Es ist wichtig, dass Sie während der gesamten Migration eng mit Ihrem Dienstleister zusammenarbeiten. Dies stellt sicher, dass alle Aspekte der Migration berücksichtigt werden und dass die neue Lösung Ihren Anforderungen entspricht.
dydocon bringt umfangreiche Erfahrung in CCM Migrationen mit und kann Ihnen dabei helfen, Fallstricke zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre neue Lösung Ihren Anforderungen entspricht. Eine gute Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Migration und einer, die nur Probleme verursacht, ausmachen.
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Andreas Porstner
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