[ Eine CCM Migration erfolgreich durchführen ]

Wie Sie bei der CCM Migration von unserer Expertise profitieren

In einer Welt, die von schneller Kommunikation und Veränderungen geprägt ist, müssen sich Unternehmen in der Finanz- und Versicherungsbranche permanent an neue Anforderungen anpassen. Eine solche Anpassung ist die Migration auf ein modernes Customer Communication Management (CCM) System. Die Implementierung eines neuen CCM kann jedoch eine Herausforderung sein und erfordert eine strategische Herangehensweise, um den Erfolg zu gewährleisten.

Mit unserer langjährigen Expertise und klaren Fokussierung auf Output Management und Customer Communication Management haben wir zahlreiche Kunden dabei unterstützt, diese Herausforderungen sicher zu meistern.

Planung und Vorbereitung

Die Migration auf ein neues CCM System beginnt mit einer gründlichen Planungs- und Vorbereitungsphase. Hier sollte ein ausführlicher Plan erstellt werden, der die spezifischen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt. Dies umfasst auch die Identifizierung von Geschäftsprozessen, die durch die Migration beeinflusst werden könnten, und die Sicherstellung, dass diese während und nach der Migration weiterhin effizient ablaufen können.

Auf Basis einer (teil-) automatischen Analyse der Ressourcen finden wir den für Ihr Unternehmen optimalen Migrationspfad, der höchste Effizienz mit niedrigen Kosten verbindet. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Zeit, sondern bleiben auch vor unliebsamen Überraschungen verschont.

Durch unsere Kenntnisse und Erfahrungen in der Branche können wir diesen Prozess entscheidend unterstützen. Wir tragen dazu bei, potenzielle Stolpersteine zu identifizieren und entwickeln Strategien zur Bewältigung dieser Herausforderungen.

Auswahl der richtigen CCM Plattform

Die Auswahl einer neuen Customer Communication Management (CCM) Lösung ist eine wichtige Entscheidung, die sorgfältige Überlegung und Planung erfordert. Hier sind einige Faktoren, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten:

Funktionalität und Features

Kanalgerechte Kommunikation: Das System sollte die Möglichkeit bieten, Kommunikation über verschiedene Kanäle (Brief, E-Mail, Web-Portal, Fax, SMS etc.) zu managen.
Personalisierung: Die Fähigkeit, Nachrichten an spezifische Kundensegmente oder individuelle Kunden anzupassen, ist entscheidend für die Effektivität der Kommunikation.
Automatisierung: Suchen Sie nach Funktionen wie automatisierten Workflows, Kampagnenmanagement und Trigger-basierten Benachrichtigungen.
Skalierbarkeit: Das System sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können.
Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte intuitiv und leicht verständlich sein, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen.

Technische Anforderungen

Integration: Das CCM-System sollte sich nahtlos in bestehende Systeme wie CRM, Bestandssysteme, Fachapplikationen oder andere Datenbanken integrieren lassen.
Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Lösung den Datenschutzstandards entspricht und ausreichende Sicherheitsmaßnahmen bietet.
Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit: Das System sollte stabil sein und eine hohe Verfügbarkeit bieten, vor allem wenn es für kritische Geschäftsprozesse genutzt wird.

Kosten

Lizenzgebühren: Verstehen Sie, wie die Lizenzierung funktioniert und was sie abdeckt.
Implementierungskosten: Berücksichtigen Sie die Kosten für die Ersteinrichtung und mögliche Anpassungen.
Betriebskosten: Denken Sie an laufende Kosten für Wartung, Support und mögliche Upgrades.

Anbieterbewertung

Reputation und Zuverlässigkeit: Recherchieren Sie den Ruf des Anbieters, und suchen Sie nach Kundenbewertungen und Case Studies.
Support und Kundenservice: Ein guter Support ist essentiell für die problemlose Implementierung und den laufenden Betrieb.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Der Anbieter sollte in der Lage sein, das Produkt an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Testphase

Demo oder Pilotprojekt: Viele Anbieter bieten eine Demo-Version oder ein Pilotprojekt an, um die Lösung in einer realen Umgebung zu testen.
Feedback von Endnutzern: Sammeln Sie während der Testphase Feedback von den Endnutzern, um eventuelle Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und eine CCM-Lösung auswählen, die gut zu den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Wir kennen die Vor- und Nachteile aller gängigen CCM Systeme und können Sie Hersteller-unabhängig beraten.

Implementierung und Integration

Ein wichtiger Teil der CCM Migration ist die eigentliche Implementierung und Integration des neuen Systems in die bestehende Infrastruktur. Hierbei geht es darum, das System auf einer technischen Ebene zu installieren, es mit den vorhandenen Um- und Bestandssystemen zu verknüpfen sowie Daten zu übernehmen und in die Geschäftsprozesse zu integrieren.

Die Implementierung eines neuen Customer Communication Management (CCM) Systems ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Koordination erfordert. Hier sind einige wichtige Aspekte, die bei der Implementierung berücksichtigt werden sollten:

Projektplanung

Projektteam zusammenstellen: Ein interdisziplinäres Team aus IT-Experten, Projektmanagern, Vertretern der Fachabteilungen und eventuell externen Beratern sollte frühzeitig zusammengestellt werden.
Zeitplan und Meilensteine: Legen Sie einen klaren Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen fest, um den Fortschritt zu überwachen.
Budgetplanung: Erstellen Sie eine detaillierte Kostenaufstellung, die sowohl einmalige als auch laufende Kosten berücksichtigt.

Anforderungsanalyse

Funktionsumfang: Klären Sie im Voraus ab, welche Funktionen und Schnittstellen das neue CCM-System haben muss.
Datensicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass das System den gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit entspricht.

Technische Vorbereitung

Infrastruktur: Stellen Sie sicher, dass die erforderliche Hardware und Software vorhanden ist und dass alle Systemanforderungen erfüllt sind.
Datenmigration: Planen und testen Sie den Prozess für die Übertragung bestehender Daten in das neue System.
Integration mit bestehenden Systemen: Achten Sie darauf, dass das CCM-System gut in die bestehende Systemlandschaft (z.B. CRM, ERP) integriert werden kann.

Implementierungsphase

Pilotphase: Führen Sie das System zunächst in einer kleineren Abteilung oder mit einer begrenzten Nutzergruppe ein, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
Feedbackschleifen: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Anwendern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Dokumentation: Halten Sie Konfigurationen, Einstellungen und Anpassungen sorgfältig fest, um bei Problemen schnell reagieren zu können und das System später einfacher aktualisieren oder erweitern zu können.

Schulung und Rollout

Anwenderschulungen: Planen Sie Schulungen für die Endnutzer, um den Übergang zum neuen System so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Rollout-Strategie: Entscheiden Sie, ob das System in Phasen oder auf einmal eingeführt werden soll und planen Sie den Rollout entsprechend.

Nachbereitung und Betrieb

Monitoring: Überwachen Sie die Systemleistung und Nutzeraktivität, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Support: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Support für die Anwender vorhanden ist, insbesondere in der Anfangsphase.
Updates und Wartung: Planen Sie für regelmäßige Systemwartungen und Updates, um das CCM-System aktuell und sicher zu halten.

Durch gründliche Planung und sorgfältige Durchführung der Implementierung können viele Risiken minimiert und der Erfolg des neuen CCM-Systems maximiert werden.

Cloud-basierte Systeme wie die IBM Output Management Factory bieten hier große Vorteile. Zu den zahlreichen Vorteilen der Software zählen Formatunabhängigkeit, hohe Flexibilität und Stabilität im Verarbeitungsprozess durch Parallelisierbarkeit sowie umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für Cloud-basiertes Multi-Channel Output Management.

Unsere Expertise ist hier von unschätzbarem Wert und wir sorgen dafür, dass die Implementierung reibungslos verläuft und das System effektiv in die bestehenden Abläufe und IT-Umgebung integriert wird. Wir bieten maßgeschneiderte Schulungen an und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter das neue System optimal nutzen können.

Testen, testen, testen

Vor dem endgültigen Go-Live sollte das neue System ausgiebig getestet werden. Durch sorgfältige Tests können Fehler, Leistungslücken und Integrationsschwierigkeiten identifiziert werden, bevor die Software in der gesamten Organisation ausgerollt wird.

Hier sind einige Aspekte, die während des Testens berücksichtigt werden sollten:

Testplanung

Testziele definieren: Klären Sie, was genau getestet werden soll, z.B. Funktionalität, Leistung, Sicherheit, etc.
Testteam zusammenstellen: Das Team sollte aus verschiedenen Stakeholdern bestehen, darunter Techniker, Business-Analysten und Endnutzer.
Testdaten vorbereiten: Generieren Sie realistische Daten, mit denen die verschiedenen Module und Funktionen des Systems getestet werden können.

Funktionalitätstests

Modultests: Jedes Modul oder jede Funktion des Systems sollte einzeln getestet werden, um sicherzustellen, dass es wie erwartet funktioniert.
Integrationstests: Prüfen Sie, wie gut die CCM-Plattform sich in bestehende Systeme (wie CRM, ERP, etc.) integriert.
End-to-End-Tests: Diese Tests simulieren realistische Benutzerszenarien und prüfen, ob das System als Ganzes funktioniert.

Leistungstests

Lasttests: Überprüfen Sie, wie das System unter hoher Last funktioniert, z.B. bei vielen gleichzeitigen Nutzern oder hohem Datenaufkommen.
Stresstests: Diese Tests sollen die Grenzen des Systems aufzeigen und zeigen, wie es sich unter extremen Bedingungen verhält.

Sicherheitstests

Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass die Plattform alle Datenschutzbestimmungen und -richtlinien einhält.
Penetrationstests: Versuchen Sie, das System zu „hacken“, um Schwachstellen im Sicherheitssystem zu finden.

Usability-Tests

Benutzerfreundlichkeit: Beurteilen Sie, wie einfach das System für Endnutzer zu bedienen ist.
Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass das System auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist.

Akzeptanztests

Nutzerfeedback: Sammeln Sie Feedback von den Endnutzern während und nach der Testphase.
Anpassungsbedarf identifizieren: Finden Sie heraus, welche Anpassungen vor dem vollständigen Rollout notwendig sind.

Dokumentation

Testprotokolle: Halten Sie alle Testergebnisse, Auffälligkeiten und Korrekturmaßnahmen fest.
Lessons Learned: Dokumentieren Sie, was während des Testprozesses gelernt wurde, um zukünftige Implementierungen zu verbessern.

Unsere ca. 30 Mitarbeiter können hier bestens und mit zahlreichen Test-Szenarien unterstützen und so den Go-Live sicherstellen.

Kontinuierliche Verbesserung und Pflege

Auch nach der erfolgreichen Migration auf das neue CCM System bleibt die Rolle von dydocon entscheidend. Wir bieten kontinuierliche Unterstützung und Beratung an und stellen so sicher, dass Ihr Unternehmen das volle Potenzial des neuen Systems ausschöpfen kann. Darüber hinaus unterstützen wir dabei, auftretende Probleme zu beheben und Anpassungen vorzunehmen, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

CCM Migration – Fazit und Ausblick

Die Migration auf ein neues CCM System ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um ihre Kommunikationsstrategien zu modernisieren, effektiver mit ihren Kunden zu interagieren und diese so an das eigene Unternehmen zu binden.

Unsere klare Fokussierung und langjährige Expertise spielt bei diesem Prozess eine entscheidende Rolle. Durch unsere Branchenkenntnis und umfassende technische Expertise tragen wir entscheidend dazu bei, die Migration reibungslos und erfolgreich zu gestalten, und somit den Weg für eine effektive und kundenorientierte Kommunikation zu ebnen.

Eine CCM Migration ist eine komplexe Aufgabe, die strategische Planung, koordinierte Umsetzung und fortlaufende Pflege erfordert. Doch mit unserer Unterstützung können Sie sicherstellen, dass ihr Unternehmen von den Vorteilen einer modernen CCM Plattform profitieren wird – einschließlich verbesserter Kundenzufriedenheit, gesteigerter Effizienz und Kosteneinsparungen.

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Andreas Porstner

Geschäftsführer

Helge Klemm

Geschäftsführer

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