[ Die Komplexität des vorhandenen Textbestands vor einer CCM Migration sicher abschätzen ]

Ein entscheidender Faktor bei der CCM Migration

Die kontinuierliche Flut an Informationen, die täglich in Versicherungen und Banken bearbeitet wird, ist unbestreitbar. Ebenso unbestreitbar ist die Tatsache, dass ein großer Teil dieser Informationen in Textform vorliegt – ob in Dokumentenvorlagen, Textbausteinen oder in Datenbanken. Ein präzises Verständnis und die Kontrolle über diese Textbestände ist daher für eine effiziente und effektive CCM Migration unerlässlich.

Warum ist Kenntnis über die Komplexität des Textbestands wichtig?

Die Komplexität eines Textbestands ist weit mehr als nur die schiere Menge an Text, die in einem Unternehmen vorhanden ist. Sie umfasst auch Aspekte wie die Organisation und Struktur des Textes, die Anzahl und Art der darin enthaltenen Informationen und wie diese Informationen miteinander in Beziehung stehen. Eine effiziente Verwaltung des Textbestands wird die Produktivität verbessern, Fehler reduzieren und letztlich die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit erhöhen.

Die Einschätzung der Komplexität

Die Bestimmung der Komplexität eines Textbestands kann eine Herausforderung sein, insbesondere in Organisationen, in denen Texte auf verschiedene Systeme und Plattformen verteilt sind. Eine gründliche Analyse ist der erste Schritt in Richtung eines besseren Verständnisses und einer effizienteren Nutzung Ihrer Textbestände.

Hier sind einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

Umfang des Textbestands

Dies beinhaltet die Gesamtzahl und Ausprägungen der Dokumente und die Menge der einzelnen Typen von Texten (z.B. Dokumentenvorlagen, Textbausteine, Variablen usw.).

Struktur und Organisation

Dies umfasst die Art und Weise wie die Texte geordnet sind, und wie Informationen innerhalb und zwischen den Texten strukturiert und an führende Systeme angebunden sind. Es muss festgelegt werden, wer den Textbestand fachlich/inhaltlich verwaltet und wer die technisch/logische Administration des Textbestands durchführt.

Inhalt und Kontext

Dies beinhaltet das Verständnis darüber, welche Informationen in den Texten enthalten sind und wie diese Informationen im Kontext des Gesamtunternehmens und seiner Geschäftsprozesse stehen.

Änderungsrate

Dies bezieht sich auf die Frequenz, mit der neue Informationen hinzugefügt, bestehende Informationen geändert oder veraltete Informationen entfernt werden. Während in der Vergangenheit bestimmte Release-Zyklen definiert wurden (Beispiel: „nur alle ¼ Jahr werden Änderungen am Textbestand durchgeführt“), wird dies seitens der Fachabteilungen längst nicht mehr akzeptiert. Diese erwarten, zu jeder Zeit Änderungen am Textbestand schnell und effizient durchführen zu können.

Migration bestehender Textbestände – Fazit und Ausblick

Die Komplexität Ihres Textbestands sicher abzuschätzen, ist nicht nur eine Frage der Quantität, sondern auch der Qualität. Die Durchführung einer gründlichen, umfassenden und (teil-) automatisierten Analyse Ihres Textbestands hilft Ihnen dabei, dessen Struktur, Inhalt und Kontext besser zu verstehen und so die Migrationsaufwendungen viel besser abschätzen zu können. Durch die Verbesserung der Verwaltung Ihrer Textbestände können Sie nicht nur Ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch das Kundenerlebnis verbessern.

Daher ist es unerlässlich, dass Sie die Komplexität Ihres Textbestands nicht nur kennen, sondern auch aktiv managen.